בית הקפה עובד, הלקוחות מרוצים, המנות מוגשות בזמן, הקופה דופקת והכל נראה מצוין, אבל בסוף החודש אנו מגלים לפתע בור גדול במאזן ורואים שלמרות הכל הפסדנו הרבה כסף.

איך זה קורה? הרי ראינו במו עיננו שהכסף נערם בקופה (ואפילו לא מעט). מה אנחנו מפספסים? לפי ההגיון, הכסף צריך לזרום בצינור ישיר מהקופה אל הכיס שלנו – בעלי העסק.

יכול להיות שהכסף דולף החוצה בדרך אל הכיס שלנו? יכול להיות שיש הוצאות שאנו לא שמים אליהם לב? יכול להיות שיש הוצאות שניתן למנוע? מאמר זה ינסה לאתר, לתקן ולמנוע את הדליפה הזו בבית הקפה שלך כדי שכמה שיותר כסף יזרום אל הכיס שלך.

לכל עסק יש הוצאות וכל בעל עסק כמובן מודע להן ומנסה לצמצמן כמה שיותר בלי לפגוע בחווית השירות של הלקוחות שלו. אבל, וכאן מגיע האבל הגדול לא כל בעל עסק יודע או מודע לכל הדליפות, הביזבוזים וההוצאות המיותרות ששוחקות לו את הרווחיות ואפילו מעבירה אותו להפסד.

נבחן כאן כמה דליפות אופייניות למסעדה הדרך לאתר למנוע ואז לתקן אותן.

עלויות המזון (FC) – לאחר שהחלטנו על המנות בתפריט של בית הקפה שלנו תימחרנו אותם במדויק (ברמת האגורות כמובן) והדרכנו את הטבחים כיצד להכין אותן, האם אנחנו באמת יודעים כמה פסטה בדיוק הם שמים במנה? בכמה רוטב שמנת הם משתמשים? האם המנה מדודה בדיוק? לא בערך, לא ליד, בדיוק? או נניח שבכריך הסלמון שלנו החלטנו על X גרם סלמון למנת הגשה. איך הטבח שלכם לוקח מנה כזו מתוך האריזה הגדולה? האם באמת כל פרוסה נשקלת? מה קורה ששתי פרוסות נדבקות או החתיכה לא מספיק גדולה כדי לכסות את כל הלחם? אתם חושבים לכם שאי אפשר לעמוד עם משקל או כוס מידה ליד כל מנה בתהליך ההכנה, כי הלקוחות ממתינים והטבח משתגע שנכנסים לו לוריד, אבל באמצעים פשוטים אשר ניתן ליישם בקלות תוכלו לסתום את הדליפה.

עלויות עובדים (LC) – אנחנו אוהבים את העובדים שלנו כל כך שאנו לפעמים שוכחים שלא כל הזמן צריך לראות את כל הצוות, כולם, יחד, במסעדה, מתגודדים ב"ישיבת צוות" ליד הבר, מעשנים ליד הפח בחוץ או סופרים חורים בתקרה – כי עוד מעט (אולי) יתחיל הלחץ (ואולי לא) ומנהל הסידור (שהכסף של המשכורות כידוע, לא יוצא מהכיס שלו) מעדיף כמה ספיירים או סטנדביי אחד או ארבעה, שיהיה ככה, בשביל הספורט. שימו לב ששעות העבודה המיותרות עולות לנו כסף רב וכשמשחררים מלצר או טבח הביתה אחרי שעתיים בהמתנה אז גם הוא נפגע.
איך נדע שכל הצוות שעובד כרגע באמת נחוץ? ניתן לתכנן זאת באופן מקצועי בהתאם לשעות העבודה והסרוויס האמיתיים של בית הקפה, לא לפי השעות המסורתיות גם לא לפי התחושה של האחמ"ש ואפילו לא לפי הזווית של השמש בצהריים. התכנון יתבצע באמצעים מקצועיים ולאחר בדיקה מעמיקה. כך, ניתן יהיה לצמצם את שעות עבודת הצוות בדיוק לפי הצורך של העסק עם מרחבי תימרון וגמישות הכרחיים וכך לחסוך כסף רב.

תחזוקה שוטפת – המקררים, המזגנים, המנדף ושאר שואבי הכסף כמובן נסגרים כל יום ונדלקים רק, אבל רק שצריך (על מי אנחנו עובדים?). אבל שאלו את עצמכם, מתי בפעם האחרונה ניקיתם את הארובה הפנימית של המנדף כן כן יש דבר כזה ולכלוך ושמן בתוך הארובה הזו שנמצאת בתוך הקיר פוגעים בייעילותו, מגבירים את צריכת החשמל ומהווים סכנה בטיחותית שעלולה לגרום לשריפה במטבח. ומתי ניקיתם את הפילטרים החיצוניים והפנימיים של המדחסים של המקרר או של המזגן? והגומי אטימה אוי הגומי אטימה של דלת המקפיא, מה שלומו? האם קור בורח מהדלת ומאלץ את המדחס לעבוד כל הזמן לזלול חשמל ולקצר את חייו? מתי עשיתם בדיקת נזילות במסעדה שלכם – כזו של מים –  בדיקה שלא עולה כסף ורק חוסכת? ודליפת הגז? מתי הזמנתם טכנאי לאחרונה? ואיך לעזעזל אפשר לזכור את כל הדברים הללו לפני התקלות וההוצאות לא אחרי.

כמובן שיש עוד הרבה חורים אפשריים מהם בורח הכסף שלך החוצה. בכל בית קפה או מסעדה יש גם את הדליפות הייחודיות לה רוצה לאתר את כל הדליפות אצלך בעסק? רוצה להגיע למצויינות תפעולית אצלך בעסק?